Las empresas sienten que “algo no funciona”, que, de alguna manera, gastan mucho dinero en procesos o servicios que podrían hacerse mejor. Sin embargo, a diferencia de lo que ocurría hace 100 años, la eficiencia no es tan sencilla de medir. Cuando hablamos de una empresa manufacturera, podemos medir nuestra capacidad de producir y usar ese dato para saber cuán eficientes somos. En las empresas del conocimiento, medir la creatividad, el ingenio, el valor… ¿Cómo podemos hacerlo? 

De la idea a la implantación para ser eficientes

Admitiendo que el mundo es más complejo que la imagen anterior. Podemos simplificar una empresa del conocimiento en tres partes: idea, desarrollo, implementación. Las oportunidades representan las fuentes de trabajo y es muy dependiente de nuestro modelo de negocio, algunos ejemplos podrían ser: 

• Necesidades detectadas
• Peticiones
• Acuerdos firmados
• Servicios que prestamos
• Errores o fallos
• Mejoras
• Productos

Todas estas fuentes de información son las que nos activan y las que ponen a un equipo a trabajar. Si pensamos en un equipo que hace una vacuna, pueden ser: una nueva enfermedad, una variante… o una mejora sobre un producto actual como un jarabe cuyo sabor queremos mejorar. 

En segundo lugar, tenemos el desarrollo. En esta fase, diferentes personas se sirven de  estas oportunidades y las llevan a la realidad para implementar soluciones que generen valor en la compañía. Siguiendo el ejemplo anterior, podemos pensar en el desarrollo de vacunas o de nuevos medicamentos. Pero no solo es la labor técnica, hay muchas otras tareas que realizar: crear un equipo, plan de trabajo, desarrollo, pruebas, puesta en marcha, documentación, plan de precios, cadena de suministros… ¡Todo lo necesario para ponerlo en el mercado! 

En último lugar, tenemos la implementación, donde entregamos valor. Aquí es donde podemos validarr que el producto funciona, que presta servicio y sobre el que podemos aprender. 

De los tres, el desarrollo es el más dependiente de nuestra empresa y, por tanto, el más susceptible de mejorar y hacer eficiente, ¿cómo podemos conseguirlo? 

Los departamentos, el gran freno de nuestras empresas

El gran problema en las empresas es que hemos creado estructuras heredadas de la época industrial. Precisamente, el mundo de la manufactura es muy diferente al mundo del conocimiento. Esto provoca que unir a personas de una misma especialidad para reducir costes (motivo habitual de un departamento) no suela funcionar para ser eficiente. 

En el mundo del conocimiento, el objetivo no es “producir un bien” sino el valor que el bien producido provoca. Cuando hacemos una campaña de marketing, el objetivo es el impacto que producimos por encima del número de veces que un anuncio salga en televisión. 

Por tanto, medir esfuerzo o productividad deja de tener sentido. Ser eficiente se relaciona con nuestra capacidad de entregar valor y los departamentos están lejos de conseguirlo. Un departamento rara vez genera valor en una empresa por sí solo. Necesitamos unir el esfuerzo de varios departamentos para que se genere valor. Esa “unión de departamentos”, provoca mucha burocracia y managers gestionando las relaciones entre ellos. Esa colaboración tiene un coste muy elevado en dinero y en tiempo que afecta a la entrega de valor. ¡Es poco eficiente! 

Value Delivery Team, un nuevo paradigma para ser eficiente

Para poder hacer eficiente el desarrollo desde las necesidades hasta la implementación, necesitamos equipos con todas las habilidades necesarias para entregar valor sin depender de nadie. Cada habilidad que se suma al equipo es una dependencia menos que gestionar. Esto es lo que llamamos Value Delivery Team, un conjunto de personas capaces de realizar toda la cadena de valor, desde la necesidad hasta la implementación, sin depender de nadie ajeno al equipo. 

Los Value Delivery Team necesitan un “trozo” del mercado al que esa empresa aspira, puede ser un producto o varios, un conjunto de servicios, una región o país, un determinado tipo de cliente… Al disponer de un foco en un mercado, este equipo se centra en prestar el mejor servicio mejorando la comunicación y reduciendo la burocracia entre departamentos. Con ello, conseguimos mejorar mucho nuestra eficiencia porque nos centramos en entregar valor por encima de nuestro departamento. 

Es muy difícil que personas con objetivos diferentes, jefes diferentes, en áreas distintas, con intereses distintos, herramientas dispares, acaben colaborando con garantías. Pero, cuando todos estamos en el mismo equipo, con la misma responsabilidad, mismas métricas y objetivos, solemos tender a unirnos para “sobrevivir”. 

Eficiente o morir

En un mundo digital actual, ser eficientes es clave para entregar valor rápido, aprender y tener impacto en el mercado. Con ello, generamos una cultura de entrega contínua que aumenta nuestras opciones de generar valor. 

Las empresas que se centran en “mejorar procesos” acaban descubriendo que, por más dinero que inviertan, terminan con resultados paupérrimos. Necesitamos un cambio de paradigma profundo que cambie nuestras estructuras y que derive en nuevas soluciones más alineadas con un mundo tan cambiante como el actual. 

Y tú, ¿cómo consigues ser eficiente?