¿Cómo potenciar la responsabilidad de las personas en los equipos?

18.05.20

El trabajo en equipo puede ser considerado como un sistemas complejo, donde se aúnan las aptitudes y actitudes por un fin común. Sin embargo, puede poseer disfunciones asociadas, como por ejemplo: evadir responsabilidades.

En el libro “las cinco disfunciones de un equipo” escrito por Patrick Lencioni, del cual hablo en el siguiente post, se hace el análisis sobre las disfunciones de un equipo directivo. En este post nos enfocaremos en reflexionar sobre el evitar responsabilidades.

¿Qué es ser responsable?

Según la RAE, es estar obligado a responder de algo o por alguien. En el contexto de un equipo también se asocia a la disposición de sus miembros a pedir cuentas a sus compañeros sobre el desempeño y conductas que pueden perjudicar al equipo.

La esencia de esta disfunción es la falta de disposición de los miembros de un equipo para tolerar la incomodidad interpersonal que implica pedir cuentas, afrontar las suyas propias, incluso a evitar conversaciones difíciles. Equipos donde se evitan las responsabilidades, por lo general suelen ser cercanos unos a otros, evitan pedir cuentas porque temen perjudicar la relación personal. Irónicamente esto no les beneficia sino todo lo contrario, a la larga traerá más problemas. En cambio, en equipos donde esta disfunción ya está trabajada, pueden entrar en zonas de peligro entre ellos. Esto se debe a que cambian el foco y no lo toman personal sino como algo que beneficia a la ejecución del equipo.

Por muy descabellado que parezca, el medio más eficaz para mantener los altos estándares de desempeño de un equipo es la presión (saludable) de los compañeros. Esto reduce la necesidad de burocracia en torno a la gestión, desempeño y corrección de acciones. Las personas se motivan para mejorar su desempeño si teme decepcionar a sus compañeros.

Cuando hablo de una presión saludable, es porque en el proceso necesitas empatizar con tus compañeros, entenderlos, ofrecer ayuda para mejorar su ejecución e intentar darle todas las herramientas de las que carecen y están en tus manos. La transparencia y la confianza también juegan un papel fundamental en este punto, sólo esto les ayudará hacerlo mejor.

Características de un equipo que evita la obligación de pedir responsabilidades

Crea resentimiento en miembros que tienen diferentes estándares de rendimiento.
Alienta la mediocridad.
No cumple con las fechas límite ni con cumplimientos clave.
Pone sobre los hombros del líder un peso indebido como única fuente de disciplina.

Características de un equipo que se pide responsabilidades mutuamente.

Asegura que quienes no rinden adecuadamente recibirán presiones para mejorar.
Los miembros identifican rápidamente los problemas preguntando sin vacilaciones por los planteamientos de cada cual.
Establece respeto entre sus miembros, que se someten a los mismos altos estándares.
Evita las excesiva burocracia en torno a la gestión del rendimiento y la acción correctiva.

Sugerencias para potenciar la responsabilidad de las personas en los equipos.

Cada equipo es un mundo y en él pueden haber muchas maneras de abordar sus disfunciones. Sin embargo, te presento algunas herramientas que pueden ser útiles y poner en práctica con los equipos a los que te enfrentes.

Publicación de metas y estándares.

Una buena manera de facilitar a los miembros de un equipo que se piden cuentas mutuamente, es aclarar públicamente lo que el equipo necesita lograr, quien tiene que cumplir qué y lo que se espera de cada uno. Incluso si se han comprometido con estándares de conducta es importante mantener públicos estos acuerdos para que no se ignoren.

Revisiones sencilla y regulares del avance.

Un pequeña estructura, sirve mucho para ayudar a personas a realizar acciones que de otro modo no se sentiría inclinada a efectuar. El backlog funciona como estructura y herramienta visual para ello. Por otra parte las dailys son muy buenas aliadas, ya que facilitan la comunicación constante, revisión del incremento que está en marcha (a nivel de ejecución de tareas). A nivel de ejecución personal las retrospectivas ayudan a conseguir mejoras en esta disfunción.

Recompensas al equipo.

Si queremos potenciar la responsabilidad a nivel de equipo, debemos dejar a un lado las recompensas individuales y enfocarlas al logro de todo el equipo. Por lo general, en una empresa se asignan objetivos individuales que se convierten en grandes promotores de la individualidad, disminuyen la colaboración entre las personas y afectan en las responsabilidades. Al enfocarnos en los logros del equipo, es probable que el equipo no tolere fracasar, porque uno de sus miembros no está empleando a fondo.

Promover la autoorganización.

Según mi experiencia, en equipos donde si se promueve la autoorganización, esta disfunción suele no estar o manifestarse en menor medida (también será acorde a las inseguridades de cada miembro del equipo). El dejar que el propio equipo tome sus decisiones, planifique sus tareas, sus tiempos, etc, inconscientemente atribuye mucha responsabilidad a las personas por el temor a defraudar y defraudarse a sí mismos. Cuando la responsabilidad se adquiere de manera voluntaria, se asume con mayor compromiso que si es impuesta. Si quieres saber más de esto, te recomiendo leer mi post ¿Cómo fomentar el compromiso de las personas en los equipos?

¿Cómo puede el líder potenciar la responsabilidad de las personas en los equipos?

Uno de los desafíos más complejos que puede tener un líder es alentar y permitir que el equipo sirva como primer y primordial mecanismo de exigencia de pedir cuentas. A veces, los líderes pecamos de convertirnos en la única fuente de disciplina e imposición. Esto genera un ambiente en el que los miembros del equipo suponen que el líder está exigiendo responsabilidad a los demás; por eso son reticentes incluso cuando ven algo que no está bien.

El líder, debe convertirse en un árbitro final de la disciplina si el equipo falla y en debe ser un apoyo tanto en el proceso, como en las mejoras para evitar nuevamente el mismo fallo. Si aprendemos de los errores no deberíamos repetirlos, sino experimentar otros errores nuevos.

Conclusión

Para que un equipo tenga como costumbre exigir responsabilidad a sus miembros (indiferentemente del rol que se tenga), debe venir infundado desde la cultura de la organización. Promovamos la auto-responsabilidad, exijamos al entorno lo mismo que nos exigimos a nosotros mismos y seamos líderes de nuestras propias acciones.